Тайм-менеджмент: как успеть все на свете и не сойти с ума

Постигаем азы управления временем.

Солнечными весенними деньками учебные будни кажутся мукой. Разве возможно сделать все дела и оставить время для себя любимой за какие-то ничтожные 24 часа в сутки?! Постоянно жить в спешке и крутиться как белка в колесе – не вариант. Найти баланс, вычеркнуть все лишнее, оставить самое важное, и сделать это как можно лучше, – вот идеальная модель, к которой надо стремиться. А чтобы все это удалось, нужно освоить тайм-менеджмент. 

Не пугайся. Тайм-менеджмент – это НЕ «успей сделать все в режиме 24/7 и выживи», это «успей сделать самое важное и иди отдыхать». Тайм-менеджмент учит управлять временем, облегчает твое существование и позволяет преуспеть не только в учебе и работе, но и в разных областях жизни. Организованность – это не просто разложенные по полочкам канцелярские принадлежности и всегда готовое домашнее задание, а качество, которое поможет тебе добиться успеха в будущем.

Если ты научишься управлять своим временем, то будешь двигаться к своей цели гораздо быстрее, чем могла бы, живя в хаосе.

Ты сможешь переделать массу дел, лишь правильно расставив приоритеты, и, как следствие, свободного времени у тебя появится гораздо больше (на сериалы, друзей или раздумья о жизни за чашечкой чая). Эти 10 советов помогут тебе продуктивно использовать свое время.

 

Не стремись успеть абсолютно все

Успеть все на свете не может никто. Если только у него нет сверхскорости, как у Флэша. Но и с этой суперсилой все равно легко облажаться. Экономист Вильфредо Парето придумал правило 80/20 (принцип Парето), согласно которому

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20 % результата».

Проще говоря, мы постоянно распыляемся на мелкие дела, прикладываем дополнительные усилия на выполнение ложно важных задач, доделываем, переделываем и стараемся достичь идеала, в то время как он недостижим – большая часть нашего времени тратится впустую. Поэтому подходи к делу без лишнего фанатизма. Будь спокойна, собрана и объективна.

тайм менеджмент
Фото
tumblr.com

Ставь цели

Зачем тебе нужен тайм-менеджмент? Цель – твой двигатель. Поступить в хороший вуз на бюджет или начать свой бизнес – долговременные цели. Цель – мощный мотиватор, который побудит в тебе желание планировать свое время. Чтобы добиться долговременной цели, тебе необходимо продумывать каждый шаг и ежедневно ставить маленькие кратковременные цели. Они, как ступеньки, которые, в конце концов, приведут тебя к тому, ради чего ты так старалась. 

как планировать дела
Фото
tumblr.com

Проанализируй свой типичный будний день

Чтобы наконец-то выяснить, куда же пропадает сумма, которую родители выдали тебе на неделю, нужно расписать все свои расходы. То же самое со временем.

Необходимо подойти к проблеме аналитически – просто перенести на бумагу все действия, совершенные за день, и зафиксировать количество времени, потраченное на них.

После определи, что «съедает» твои драгоценные часы, где можно найти дополнительное время и как продуктивно его использовать. Кстати, сделать это можно при помощи мобильных приложений.

управление временем
Фото
tumblr.com

РАССТАВЬ ПРИОРИТЕТЫ

Если на день у тебя запланировано нереальное количество дел, прежде чем приступить к их выполнению, определи степень важности каждого. Тебе поможет так называемая «матрица Эйзенхауэра». Смысл в том, чтобы разделить все свои дела на 4 категории. «А» – важные дела, которые не терпят отлагательств. Например, подготовка к контрольной на завтра или поход к стоматологу. «B» – важные, но несрочные дела. Например, поступление в универ, до которого еще целый год.

Как правило, мы упускаем дела из категории «B», разбираясь со срочными задачами, что неправильно. То, что не срочно, но важно, всегда надо держать в уме и стараться делать по чуть-чуть каждый день.

 «С» – неважные, но очень срочные дела, которые дестабилизируют рабочий процесс, потому что мы бежим скорее расправиться с ними, ошибочно принимая их за важные. Если есть возможность скинуть такие дела на кого-то другого, лучше именно так и сделать. «D» – неважные и несрочные дела, которые все-таки придется сделать. Опять же, если есть тот, на кого их можно «свалить» – воспользуйся шансом. Также стоит задумать, может, стоит вовсе «удалить» данную задачу из списка?

Чтобы метод сработал, необходимо составить таблицу и распределить все свои дела по вышеназванным категориям и в течение дня периодически сверятся со списком. Конечно, важность и срочность дела ты определяешь сама, но лучше постараться быть максимально объективной. Составляя такую таблицу каждый день, ты сможешь более эффективно использовать свое время при большой загруженности.

тайм менеджмент
Фото
tumblr.com

Подумай, что и кому ты можешь делегировать

Делегировать – значит поручить задачу другому человеку. Конечно, этот совет больше подходит в случае, если ты работаешь и у тебя есть подчиненные. Но даже будучи школьницей или студенткой, ты можешь попробовать использовать подобный прием, но немного в ином формате.

Если ты понимаешь, что не успеваешь сделать все сама, обратись за помощью: к родителям, подруге, преподавателю, в конце концов.

В этом нет ничего постыдного. Пусть подруга закончит ваш совместный проект по ИЗО, пока ты будешь на подготовительных курсах. За это небольшую помощь ты в долгу не останешься и в следующий раз поможешь ей. Но не увлекайся, люди не очень-то любят делать что-то за других. 

как планировать дела
Фото
tumblr.com

Самые противные дела делай в первую очередь

С самым сложным или же просто нелюбимым лучше расправиться сразу. Мама попросила помыть за собой посуду или пропылесосить в квартире? Просто сделай это. 

тайм менеджмент
Фото
tumblr.com

Не работай в режиме нон-стоп

Нам всем нужен отдых, перерывы, которые помогут упорядочить мысли и вернуться к делу с новыми силами. Если речь идет о ежедневных задачах, то здесь отлично действует «метод помидора», названный в честь кухонного таймера в виде помидора. Поставь таймер на 25 минут и, не отвлекаясь ни на что, выполняй поставленную задачу. Звоночек! Пора делать перерыв на 3–5 минут и после вновь возвращаться к работе. После каждого 4-го звоночка делай длинный перерыв – от 15 до 30 минут. Этот метод отлично действует, если ты пишешь большое сочинение или готовишься к экзамену. 

управление временем
Фото
tumblr.com

Пользуйся напоминаниями

Если у тебя куча дел, ты не сможешь запомнить всего, как бы не старалась. Поэтому без дополнительной помощи в виде напоминаний не обойтись. Кто-то ведет ежедневники, кто-то предпочитает стикеры, а кому-то удобнее ставить напоминания на телефоне. Найди подходящий именно тебе способ.

Чтобы добиться еще больше эффективности – составляй to do list.

Это может быть список дел, продуктов, вещей. Вычеркивать что-то из него с чувством выполненного долга – настоящее наслаждение!

как планировать дела
Фото
tumblr.com

Не прокрастинируй

Прокрастинация – это когда ты откладываешь важные дела, которые в «матрице Эйзенхауэра» находятся в категории «А», отвлекаясь на мелкие несрочные задачи или вовсе смотря сериалы или болтая с подругой по телефону. Ты понимаешь, что должна сделать что-то важное, но находишь любые оправдания, лишь бы не заниматься делом. Не откладывай важное на потом, потому что потом тебе будет еще сложнее. Собери волю в кулак – стоит только начать и дальше все пойдет как по маслу. 

А теперь бегом делать дела! Удачи!